卒園アルバムの写真集めは、「何の写真を・何枚・いつまでに・どの方法で提出するか」を最初に明確に伝えることがポイントです。
特に、写真を集める段階で以下のことを伝えておくと、後から写真を集め直す手間を減らせます。
● 元の写真データを提出してもらう
● 誰が写っている写真なのか分かるようにする
● 提出枚数や期限を明記する
● LINEなどで写真を送る場合は、写真の圧縮に注意する
この記事では、卒園アルバムの写真を集めるときのポイントと、保護者の方への写真提出依頼にそのまま使える例文をご紹介します。
さらに、写真が集まった後に起こりやすい「写真がぼやけている」「特定の園児の写真が少ない」といったトラブルへの対処法も解説します。
1．卒園アルバムの写真提出をお願いするときの6つのポイント
写真を集めるときは、ただ「卒園アルバムに使う写真を送ってください」とお願いするだけではなく、以下の内容をあらかじめ伝えておきましょう。
①何のための写真なのかを伝える
「卒園アルバムの個人紹介ページに使用します」など、写真を使う目的を伝えましょう。
目的が分かると、保護者の方も「どんな写真を選べばいいのか」をイメージしやすくなります。
②どんな写真を提出してほしいのかを具体的にする
「卒園アルバムに使用する写真」だけでは、どの写真を選べばいいのか迷ってしまいます。
例えば、
- 赤ちゃんの頃の写真
- 年長になってからの写真
- 園生活の写真
- お友達と一緒に写っている写真
- 家族との思い出の写真
など、具体例を挙げておくと写真を選びやすくなります。
③提出枚数の目安を伝える
「何枚提出すればいいですか？」という疑問があると、提出を後回しにされてしまうこともあります。
「1人○枚」など、必要な枚数を明記しておきましょう。
複数枚提出してもらいたい場合は、「迷った場合は多めに提出してください」と添えておくのもおすすめです。
④提出期限を分かりやすくする
提出期限は文章の中に埋もれさせず、
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
提出期限：○月○日（○）まで
＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝
のように独立して記載すると分かりやすくなります。
「○月○日まで」だけでなく、曜日まで入れておくと、さらに親切です。
⑤提出方法を明確にする
メール、LINE、クラウドサービスなど、提出方法を具体的に伝えましょう。
数枚程度の写真であればLINEが便利ですが、写真を大量に集める場合はクラウドサービスを利用する方法もあります。
LINEで写真を共有する場合は、送信時に写真が圧縮されないよう、利用している端末やアプリの設定を確認しておきましょう。
写真を集める方法については、こちらの記事も参考にしてください。
◆写真収集・写真共有をするときの注意点
⑥写真についての注意点を事前に伝える
写真を集めた後に「この写真は画質が低くて使えない」「誰が写っているのか分からない」となると、もう一度確認する必要があります。
そのため、
- スクリーンショットは避ける
- できるだけ元の写真データを提出する
- 複数のお子さまが写っている場合は名前を記載する
- 双子の場合は、それぞれ誰が写っているか分かるようにする
など、アルバム制作に必要な情報を最初にお願いしておくと安心です。
2．卒園アルバムの写真提出をお願いする例文
ここからは、実際に保護者の方へ送るときに使える例文をご紹介します。
園の状況に合わせて、必要な部分を変更してご利用ください。
例文①｜保護者全員にお願いする場合
保護者の皆さまへ
卒園アルバムの制作にあたり、お子さまの個人紹介ページに掲載する思い出の写真を集めています。
お手数をおかけしますが、以下をご確認のうえ、お子さまが写っている写真をご提出ください。
【提出していただきたい写真】
・赤ちゃんの頃の写真 1枚
・年長になってからの写真 1枚
・普段の園生活の写真 1枚
・その他、思い出に残っている写真（ご家族との写真など） 1枚
【提出期限】
○月○日（○）まで
【提出方法】
メールに写真を添付してご提出ください。
※送付先アドレス：～
【写真提出時の注意点】
・スクリーンショットではなく、できるだけ元の写真データをご提出ください。
・複数名が写っている場合は、どのお子さまが該当するかメール本文にご記載ください。
・双子のご家庭は、それぞれ誰が写っている写真か分かるようにご記載ください。
皆さまからいただいた写真を大切に使い、子どもたちの思い出が詰まった卒園アルバムを制作したいと思います。
ご協力のほど、よろしくお願いいたします。
例文②｜園行事や日常の写真をまとめて募集する場合
卒園アルバム用の写真を募集します！
卒園アルバムに掲載する写真を集めています。
「この写真、アルバムに使えそう！」という写真がありましたら、ぜひご提出ください。
園行事の写真はもちろん、遊んでいる様子やお友達との写真など、普段の園生活が伝わる写真も大歓迎です。
【募集する写真】
・運動会、遠足、発表会などの行事写真
・お友達と遊んでいる写真
・園での何気ない日常の写真
・季節のイベントの写真
・園庭や園内で撮影した写真
・行事の装飾や制作物など、思い出が伝わる写真
「何枚提出すればいいか分からない」という方は、迷った場合は多めにご提出ください。
【提出期限】
○月○日（○）まで
【提出方法】
○○からご提出ください。
みんなで子どもたちの思い出を集めて、素敵な卒園アルバムを作りましょう！
ご協力をよろしくお願いいたします。
◆ポイント
写真をたくさん集める場合は、クラウドサービスを利用すると、一度に多くの写真を共有しやすくなります。共有時には、写真が圧縮されない設定になっているか確認しましょう。
例文③｜LINEで簡単にお願いする場合
LINEで写真を集める場合は、文章は短く、提出期限や注意点がすぐ分かるようにすると便利です。
【卒園アルバム用写真のご提出について📷】
卒園アルバムの個人紹介ページに使用する写真を集めています！
以下の写真をご準備のうえ、LINEでご提出をお願いします😊
【提出していただきたい写真】
・赤ちゃんの頃の写真 1枚
・年長になってからの写真 1枚
・園生活の写真 1枚
・その他、思い出に残っている写真 1枚
【提出方法】
このLINEに写真を添付して送信してください。
※LINEで写真を送る場合は、送信時に写真の画質・サイズにご注意ください。可能な場合は【オリジナル】を選択して送信してください。
【写真提出時の注意点】
・スクリーンショットではなく、元の写真データをご提出ください。
・複数のお子さまが写っている場合は、どのお子さまか分かるようにメッセージに名前をご記載ください。
・双子のご家庭は、それぞれ誰が写っている写真か分かるようにお知らせください。
【提出期限】
○月○日（○）まで
皆さまのご協力をよろしくお願いいたします🌸
3．卒園アルバムの写真集めでよくある悩み
ここでは、実際に卒園アルバムを制作するときに起こりやすい写真の悩みを紹介します。
☑特定の子どもの写真が少ない。写真のバランスが心配
卒園アルバムを作っていると、「この子の写真が少ないかも？」と、園児ごとの写真枚数が気になることがあります。
写真の配置では、まず集合写真やグループ写真を活用し、そのうえで写真が少ないお子さんの個人写真を追加していく方法があります。運動会や発表会を欠席したお子さんは日常ページで少し多めに配置するなど調整しているお客様も多いです。
また、卒園アルバム工房には、写真に写っている園児の登場回数を確認できる「登場回数カウント機能」があります。
「この子の写真が少ないかも？」というときに園児ごとの登場回数を確認できるため、写真の偏りをチェックするときに便利です。
☑どの方法で写真を集めるか迷う
数枚の写真を集める場合はLINEが便利ですが、送信方法によっては写真が圧縮されることがあります。
LINEを利用する場合は、送信時に「オリジナル」を選択すること、受け取った側は写真の画質・サイズを確認しましょう。
たくさんの写真を集める場合は、クラウドサービスを利用する方法がおすすめです。
また、ふぉとすてっぷをご利用のお客様は、販売写真をそのまま卒園アルバムに転送することもできます。
園で撮影した写真の収集から卒園アルバム制作までまとめて行いたい場合は、こちらもご覧ください。
☑スマートフォンで撮った写真でも大丈夫？
スマートフォンで撮影した写真も卒園アルバムに使用できます。
ただし、加工・編集した写真、画面や動画のスクリーンショットは保存時に画像サイズが小さくなっている場合があります。できるだけ元の写真データを提出してもらうと安心です。
◆iPhoneで撮影した写真のポイント
Apple製品では独自の「HEIC」という形式で写真が保存されることがあります。しかし、卒園アルバム工房で使えるのは「JPG」と「PNG」です。
もし「.HEIC」形式で保存されていたら、JPGに変換 してからアルバム制作に使いましょう。
☑提出してもらった写真がぼやけている
卒園アルバム工房では、ご入稿後に写真の明るさや色味を補正しています。
ただし、画質そのものを向上させることはできません。また、ブレやピントのずれなども、レタッチで完全に修正することはできません。
写真がぼやけている場合は、まず保護者の方に「ほかに同じ場面を撮影した写真がないか」を確認してみましょう。
どうしてもほかに写真がない場合は、その写真を使用することも選択肢のひとつです。その場合は、仕上がりについてあらかじめご了承いただくようにしましょう。
☑編集画面で写真を大きく引き伸ばせない
卒園アルバム工房の制作ツールでは、元の画像サイズを超えて写真を大きく引き伸ばして配置することはできません。
「もっと大きく配置したいのにできない」という場合は、元の写真データのサイズが小さい可能性があります。
LINEなどで写真を共有した場合、送信時に画像が圧縮されているケースもあります。
その場合は、提出した方に元の写真データを送ってもらえないか確認してみましょう。
4．卒園アルバムの写真集めは「事前の案内」がポイント
卒園アルバムの写真集めをスムーズに進めるためには、写真を集める前の案内が重要です。
特に、以下の5点を最初に伝えておきましょう。
- どんな写真が必要なのか
- 何枚提出するのか
- いつまでに提出するのか
- どの方法で提出するのか
- 写真を提出するときの注意点
また、スクリーンショットや画像の圧縮、写真のサイズ不足などは、写真を集めた後に気づくと再提出をお願いする必要があります。
あらかじめ注意点を伝えておけば、「せっかく集めたのにアルバムに使えない」というトラブルも防ぎやすくなります。
今回ご紹介した例文を、園の状況や卒園アルバムの内容に合わせてアレンジしながら、ぜひ活用してみてください。
集めた写真を一枚一枚大切に使って、子どもたちの思い出がたくさん詰まった卒園アルバムを作りましょう。
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