皆さま、おはようございます。インターネット写真販売のふぉとすてっぷ、代表の嶋です。
昨日の「モニター問題」はひとまず解決しました。これまで「EIZO EasyPIX」を使っていたwindows10のPCは、「i1 PRO」という別のキャリブレーションツールを使ってモニターのキャリブレーションを行いました。使い方を完全に理解していないのかもしれませんが、EIZOのツールのように、プリントした写真と見比べながら手動で微調整ができるとより便利なのにと思っています。
今日の問題は(笑)、会社が広くなり、2部屋に分かれたことにより生じている「電話応対」と「掃除」の件です。今日のミーティングで話したいと思いますが、改善が必要だなと考えているのです。
まず「電話応対」について。これまでワンフロアーで仕事をしていて、お互いの状況がわかりやすかったのですが、2部屋に分かれたので「この電話は誰が取るのかな？」と探り合う数秒間が発生しているように思います。また、新しいスタッフは「出るべきかどうか」悩むところもあるでしょう。
お客さまの保育園、幼稚園からいただだく電話は、電話に園名が表示されますので担当者がすぐに出ることが多いのですが、それ以外の電話は、これまで事務のスタッフが率先して電話を受けてくれていました。その事務スタッフが隣の部屋に移ったために、お互いの仕事の状況が見えなくなり、事務スタッフは電話がとれない状況なのに、「この電話は事務の方がとるかな？」と思って数秒が経過してしまうというわけです。
また、新しいスタッフも率先して電話を取り、電話の内容を正確に理解することに集中し、すぐにお答えできないことがあれば「すぐお調べしてお掛け直しします」と対応することが大事だと思います。電話を保留にしたまま長らくお客さまをお待たせすることがないようにしなければいけません。
もう一つ「会社の掃除」について。こちらも部屋が広くなり、トイレの数も増えたので、これまでのように比較的早く出勤するスタッフの善意に頼っていたのでは難しい状況になりました。朝のミーティングの開始時間を少し遅らせるようにして、全員で掃除をする習慣を作りたいと思います。