皆さま、おはようございます。インターネット写真販売のふぉとすてっぷ、代表の嶋です。
月曜日は主任会議の日で今日が2回目の会議です。年が明けてから4名の主任を決め、先週の13日に記念すべき第1回主任会議を開きました。主任会議に向けて、改善が必要と思う課題やその改善のための対策案を皆に考えてもらっていますので、その内容を見て今日の議題を私が考えることになっています。
主任から問題提起された案件の一つに「電話応対についての提案」がありました。
ふぉとすてっぷに電話をくださった方はおわかりになると思いますが、大抵、1～2コールのうちに電話に出ていると思います。それは事務の方々がさっと受話器を取ってくれるからです。電話にはお客様(幼稚園、保育園)の電話番号は登録されているので、園からかかってきた場合は園名が表示されます。その電話に関しては、その園を担当するカメラマンが出ればいいと思いますが、現状は事務が電話を取って担当者に引き継ぐというかたちになっています。
しかし最近気になることがありました。事務が写真発送業務などでデスクを離れている時に、園から電話があったときです。なかなか電話を取らないのです。いつのまにか「電話は事務の方が出てくれるもの」という感覚ができてしまっているのかもしれません。カメラマンも園への打ち合わせでは、自分から電話をする機会はよくあるのに電話に出るのは苦手なのでしょうか。
この問題には小さな原因がいろいろ考えられるので、ちゃんと話し合って対策を決めてしまう必要がありそうです。電話をかけるときは何を話すか準備できますが、出るのはそうはいきません。だから多少緊張するのかもしれませんね。
小さな課題を一つずつ克服して少しずつでも着実に成長していけるようにしたいと考えています。