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標準仕様変更のお知らせ


複数人での共同制作について

「卒園アルバム工房」には、複数人で共同作業を行える機能が備わっております。卒園アルバム係の保護者の皆様や、先生と保護者様等、様々な制作スタイルに応じてご利用いただけるとっても便利な機能です。

今回はそのとっても便利な作業共有の方法と、作業共有をする上で注意しておきたいポイントをご紹介します!

メンバーを登録しよう

まずは「卒園アルバム工房」のお申込み(ログインIDの取得)ボタンをクリックしてお申込み手続きをして下さい。
すでにお申込み(ログインIDの取得)をお済ませになっている方は、ログイン後「申込情報の確認」からメンバーを追加登録する事が出来ます。

※複数人で共同作業をする場合は必ず代表者が申込を行って下さい。
※代表者以外の方のお試し版データは共同作業に引き継がれませんのでご注意下さい。

 

利用者メンバーの登録画面へ進み、作業を共有するメンバー全員分のメールアドレスとパスワードを設定していきます。
申し込みメンバー登録パスワードは忘れにくいものを設定しましょう。それぞれの設定が手間になってしまう時は代表者が統一パスワードを設定して、後で各人で設定し直してもらう事も出来ます。

 

登録した事をメンバーに知らせましょう
登録が完了した事をメンバーに伝えましょう。その際、必ず先に記述した登録画面で代表者の方が設定した初期パスワードを伝え忘れないようにしましょう。代表者以外のメンバーは、代表者に利用者登録で登録してもらったメールアドレス代表者が設定した初期パスワードでログイン出来るようになります。代表者が設定した初期パスワードは、後で各メンバー自身で変更する事が出来ます。

 

連絡フォーム機能を上手く使おう!
卒園アルバム工房の中には、連絡フォーム機能が搭載されています。メンバーの登録が済むと、ログイン後の「連絡フォーム」のボタンからメッセージのやり取りが行える様になります。メンバー同士での連絡にも使いやすいですし、ふぉとすてっぷからのサポートにもご利用いただけます。卒園アルバムに関する連絡をまとめて管理できるのでとっても便利ですね。

 

作業共有時に注意したい事

代表者データしか引き継がれない!

代表者データしか引き継がれない
お試し版で作ったデータは代表者のみ正規版へと引き継がれます。代表者以外のメンバーがお試し版でページの編集等を始めている場合、正規版に移行した時点でアルバムの編集情報は代表者がお試し版で作成していたデータに切り替わります(上書きされます)のでご注意下さい。

 

代表者しか出来ない事

1、申込情報の確認・変更(ページ数・冊数の変更や仕様の変更・各請求書発行)
2、使用するテンプレートの選択
(各テンプレートの編集は全員が行えますが、どのテンプレートを何ページに使用するかは代表者の方が選択して下さい。)
3、入稿
(発注)
4、園専用テンプレートパスワード
照合

共同作業

 

誰がどのページを作るのかをはっきり決めておく!
同時に同じページを編集する事はできませんが、同時でなければ全てのページの編集が可能です。
編集内容は上書きされていきますから、うっかり誰かが作ったデータを変更してしまわない様に注意しましょう。
作業共有する時に便利なツールはコレ!
■進捗管理表の使い方
■ページ構成考えよう紙の使い方

 

作業を始める時は、その都度共有情報を更新しよう!
複数人で作業していると、進み具合や作業できるタイミングはさまざまです。
自分が作業に入る前には必ず、新しくアップロードされた写真のデータと
編集ページのデザイン情報を更新してから作業を進めることで、
間違いなどのトラブルを防ぐことが出来ます。

共同作業

「写真の管理」はメンバー登録されている人なら誰でもアップロード・削除が出来ますが、「共有写真を更新」のボタンを押さないと他の方がアップロード・削除した写真がご自身のツール内に反映されません。
共同作業

不要なトラブルを防ぐ為にも、削除は出来るだけアップロードした本人がするのが望ましいですが、やむを得ず他の方が削除する場合には、必ず一度共有情報を更新し、本人に確認を取ってから行うようにしましょう。

<ページ編集に関して>
ページ編集は「保存」をして初めて情報が更新されます。必ず一度「保存」をし、自分が編集した内容の情報を更新してから報告・相談するようにしましょう。

●連絡はこまめにとろう!
「運動会の写真アップしておいたよ!」「〇ページが出来上がったから見てみてね!」「現在の進捗状況だよ~!」等々…日頃からこまめに連絡をとっておくことは、複数人での作業をスムーズに進めるポイントです。「卒園アルバム工房」はツール内に連絡フォーム機能が搭載されていますので、作業終わりにみんなに進み具合を報告、等を習慣づけると良いかもしれませんね。


 

作業共有は皆で分担が出来るという利点はとっても大きいですが、一人ではなく複数で作業をするというのは中々難しく、様々な悩みが出て来てしまう事もありますよね…。作業共有についてだけではなく、他にも卒園アルバム制作ででてくる悩みや、ありがちなトラブル等を予習しておくと、色々と参考になる事や未然に防げる事もあります。お役立ちブログ内の「卒園アルバム豆知識」では、卒園アルバムを作成する際に参考になる様々な情報をご紹介しております。作業共有時にも役立つ記事のいくつかを以下でご紹介しますので、ぜひ一度そちらの記事もご覧ください!

■悩む前に決めておきたい3つのこと
■覚えておくべき4つの注意点
■イマドキの卒園アルバム事情

【卒園アルバム豆知識】